Die Leapsome GmbH, Brunnenstraße 153, 10115 Berlin, Deutschland („Auftragsverarbeiter”) stellt Ihnen oder der von Ihnen vertretenen Organisation („Verantwortlicher“, „Kunde” zusammen mit dem Auftragsverarbeiter, die „Parteien“) eine Cloud-basierte Employee-Engagement-Plattform (die „Plattform”) auf der Grundlage der unter https://www.leapsome.com abrufbaren Nutzungsbedingungen des Auftragsverarbeiters (nachfolgend „Dienstleistungsvertrag“ genannt) zur Verfügung. Im Hinblick auf die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen gemäß Artikel 28 DSGVO übernehmen der für die Verarbeitung Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter die nachstehend aufgeführten, von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss EU 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln).
1. Zweck und Anwendungsbereich
1.1 Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG sichergestellt werden.
1.2 Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang I.
1.3 Die Anhänge I bis III sind Bestandteil der Klauseln.
1.4 Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.
1.5 Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 erfüllt werden.
2. Unveränderbarkeit der Klauseln
2.1 Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen. Ungeachtet dessen vereinbaren die Parteien, von den von der EU-Kommission veröffentlichten Wortlaut der Standardvertragsklauseln in folgendem Umfang abzuweichen:
(a) Die Parteien haben die Reihenfolge der Anhänge geändert.
(b) Die Parteien streichen die Verweise auf die Verordnung (EU) 2018/1725 und verzichten auf die Aufnahme von Klausel 7.7 lit. e.
2.2 Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreichen Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.
3. Auslegung
3.1 Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.
3.2 Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 auszulegen.
3.3 Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.
4. Vorrang
Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.
5. Absichtlich freigelassen
6. Beschreibung der Verarbeitung
Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang I aufgeführt.
7. Pflichten der Parteien
7.1 Anweisungen. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.
7.2 Zweckbindung. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang I genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.
7.3 Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang I angegebene Dauer verarbeitet.
7.4 Sicherheit der Verarbeitung. Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang II aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung. Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
7.5 Sensible Daten. Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.
7.6 Dokumentation und Einhaltung der Klauseln
(a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.
(b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.
(c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.
(d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.
(e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.
7.7 Einsatz von Unterauftragsverarbeitern
(a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens drei Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.
(b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.
(c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.
(d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.
(e) Absichtlich freigelassen.
7.8 Internationale Datenübermittlung. Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 im Einklang stehen. Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.
8. Unterstützung des Verantwortlichen
8.1 Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.
8.2 Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.
8.3 Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8.2 zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:
(a) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
(b) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
(c) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
(d) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.
8.4 Die Parteien legen in Anhang II die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.
9. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.
9.1 Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:
(a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);
(b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:
(i) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
(ii) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
(iii) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;
(c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.
9.2 Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:
(a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
(b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
(c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.
Die Parteien legen in Anhang II alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.
10. Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags
10.1 Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.
10.2 Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn
(a) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Klausel 10.1 ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
(b) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 nicht erfüllt;
(c) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.
10.3 Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.
10.4 Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.
10.5 Dieser Datenverarbeitungsvertrag unterliegt den Gesetzen Deutschlands und wird nach diesen ausgelegt. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dieser Vereinbarung ist Berlin, Deutschland.
ANHANG I – BESCHREIBUNG DER VERARBEITUNGSTÄTIGKEIT
1. Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden:
2. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden:
3. Optionale Kategorien personenbezogener Daten je nach Einstellungen:
4. Optionale personenbezogene Daten, die als Freitext eingegeben werden können. Leapsome bietet die Möglichkeit zur Eingabe von Freitext oder zum Import von Daten über eine HRIS-Integration. Leapsome hat keine Kontrolle darüber, welche Art von Daten verarbeitet wird. Daher kann der Nutzer und/oder Verantwortliche hypothetisch jede Art von Daten eingeben oder speichern. Aufgrund von Nutzungserfahrungen kann Folgendes zutreffen:
5. Art der Verarbeitung. Der Verarbeiter stellt für den Verantwortlichen Dienstleistungen in Form eines Software-as-a-Service Angebotes (wie Performance Management und Employee Engagement Measurement) im Rahmen der unternehmensweiten Zusammenarbeit bereit. Gespeicherte Daten beinhalten personenbezogene Daten.
6. Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden. Bereitstellung einer Software um Performance Management, Employee Engagement Measurement und Weiterbildung durchzuführen.
7. Dauer der Verarbeitung. Die Laufzeit dieses Vertrags entspricht der Dauer der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen aus dem Dienstleistungsvertrag oder anderer gesetzlicher Verpflichtungen.
8. Bei der Verarbeitung durch (Unter-)Auftragsverarbeiter sind auch Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung anzugeben. Gegenstand und Art der Verarbeitung ergeben sich aus Anhang III. Die Dauer der Verarbeitung durch (Unter-)Auftragsverarbeiter entspricht der Laufzeit dieses Vertrags.
ANHANG II – TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN, EINSCHLIESSLICH ZUR GEWÄHRLEISTUNG DER SICHERHEIT DER DATEN
Leapsome ist nach ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert, die weltweit als führender ISMS-Standard (Information Security Management System) anerkannt ist. Weitere Informationen zu Sicherheitsmaßnahmen von Leapsome finden Sie unter: https://de.leapsome.com/datenschutz.
1. Vertraulichkeit (Artikel 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
1.1 Physische Zugriffskontrolle: Kein unberechtigter Zugriff auf Datenverarbeitungsanlagen: sicheres Schlüsselsystem, Zugangskontrollsysteme.
1.2 Elektronische Zugangskontrolle: Keine unbefugte Nutzung der Datenverarbeitungs- und Datenspeichersysteme: sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern/Speichermedien, Firewalls und Virenschutz.
1.3 Interne Zugriffskontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Ändern oder Löschen von Daten innerhalb des Systems: Berechtigungskonzept, bedarfsgerechte Zugriffsrechte mit regelmäßigen Updates, Protokollierung von Systemzugriffsereignissen.
1.4 Isolationskontrolle: Die isolierte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wird: Multiple Client Support, Sandboxes für Test- und Produktionsumgebungen.
2. Integrität (Artikel 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
2.1 Datentransferkontrolle: Kein unberechtigtes Lesen, Kopieren, Ändern oder Löschen von Daten bei elektronischer Übertragung oder beim Transport: Verschlüsselung von Daten beim Transport (SSL), Verschlüsselung der Daten at rest.
2.2 Dateneingabekontrolle: Überprüfung, ob und von wem persönliche Daten in ein Datenverarbeitungssystem eingegeben, geändert oder gelöscht werden: Überwachung und Protokollverwaltung, Benutzerrechteverwaltung.
3. Verfügbarkeit und Widerstandsfähigkeit (Artikel 32 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)
3.1 Verfügbarkeitskontrolle. Verhinderung einer versehentlichen oder vorsätzlichen Zerstörung oder des Verlusts persönlicher Daten durch regelmäßige Backup-Strategie, Virenschutz und Firewalls, Sandboxes für Test- und Produktionsumgebungen sowie Überwachung und regelmäßige Prüfung.
3.2 Resilienzkontrolle: Schnelle Wiederherstellung und die Möglichkeit, die Verfügbarkeit und den Zugriff auf personenbezogene Daten im Falle eines physischen oder technischen Vorfalls zeitnah wiederherzustellen durch Meldeverfahren und Notfallplanung sowie Incident Response Management.
4. Regelmäßige Prüfung, Bewertung und Bewertung (Artikel 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)
4.1 Um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten, werden diese technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig überprüft und neu bewertet; der Datenschutzbeauftragte führt eine aktuelle Dokumentation;
4.2 Alle Beziehungen zu Subunternehmern (gemäß Artikel 28 DSGVO) werden regelmäßig überprüft und bewertet, insbesondere im Hinblick auf die Wirksamkeit der umgesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz.
ANHANG III – LISTE DER UNTERAUFTRAGSVERARBEITER
Der Verantwortliche hat die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter genehmigt:
1. Amazon Web Services EMEA SARL
Anschrift: 38 avenue John F. Kennedy, L-1855, Luxemburg
Kontaktdaten: [email protected]
Beschreibung der Verarbeitung (einschließlich einer klaren Abgrenzung der Verantwortlichkeiten, falls mehrere Unterauftragsverarbeiter genehmigt werden): Hosting der Applikation in Rechenzentren im EWR; der technische Support hat ohne ausdrückliche Genehmigung keinen Zugriff auf die Daten.
2. MongoDB, Inc.
Anschrift: 1633 Broadway, 38th Floor, New York, NY 10019, USA
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Murray Gregorson,
Privacy Counsel, [email protected]
Beschreibung der Verarbeitung (einschließlich einer klaren Abgrenzung der Verantwortlichkeiten, falls mehrere Unterauftragsverarbeiter genehmigt werden): Datenbank-Hosting (DaaS) in AWS Rechenzentren im EWR; der technische Support kann ohne ausdrückliche Genehmigung nicht auf die Daten zugreifen
Garantien für Drittlandübermittlung: EU-U.S. Data Privacy Framework.
3. Twilio, Inc.
Anschrift: 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Amy Holcroft, Chief Privacy Officer, [email protected]
Beschreibung der Verarbeitung (einschließlich einer klaren Abgrenzung der Verantwortlichkeiten, falls mehrere Unterauftragsverarbeiter genehmigt werden): Alle Transaktions-E-Mails werden über Twilio gesendet - diese E-Mails enthalten in der Regel nur den Namen und eine allgemeine Benachrichtigung.
Garantien für Drittlandübermittlung: EU-U.S. Data Privacy Framework.
4. Appcues, Inc.
Anschrift: 54 Canal St 6th Floor, Boston, MA 02114, USA
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Sean Edwards, Head of Security, [email protected]
Beschreibung der Verarbeitung (einschließlich einer klaren Abgrenzung der Verantwortlichkeiten, falls mehrere Unterauftragsverarbeiter genehmigt werden): Benutzer erhalten ein personalisiertes Onboarding über ein Appcues-Widget
Garantien für Drittlandübermittlung: Standardvertragsklauseln und Transfer Risikoanalyse.
5. Merge API, Inc.
OPTIONAL - nur auf ausdrückliche Anweisung des Verantwortlichen, um zusätzliche Software-Integrationen bereitzustellen
Adresse: 415 Mission Street, WeWork, Stockwerk 37, San Francisco, CA 94105
Name, Position und Kontaktdaten der Kontaktperson: Shensi Ding, CEO, [email protected]
Beschreibung der Verarbeitung (einschließlich einer klaren Abgrenzung der Verantwortlichkeiten für den Fall, dass mehrere Unterauftragsverarbeiter zugelassen sind): Benutzereingaben werden von der Software-as-a-Service-Integrationslösung des Auftragsverarbeiters zur Übertragung von einer Anwendung in eine andere Anwendung verwendet. Solche Benutzereingaben können personenbezogene Daten wie Namen oder E-Mail-Adressen enthalten.
Garantien für Übermittlungen in Drittländer: EU-U.S. Data Privacy Framework.
6. OpenAI LP
OPTIONAL - nur auf ausdrückliche Anweisung des Verantwortlichen, um zusätzliche Software-Integrationen bereitzustellen
Adresse: 3180 18th St, San Francisco, California 94110, USA
Name, Position und Kontaktdaten der Kontaktperson: Jason Kwon, General Counsel, [email protected]
Beschreibung der Verarbeitung (einschließlich einer klaren Abgrenzung der Verantwortlichkeiten für den Fall, dass mehrere Unterauftragsverarbeiter zugelassen sind): Benutzereingaben werden von einer künstlichen Intelligenz für intelligente Empfehlungen verwendet. Solche Benutzereingaben können persönliche Daten wie Namen oder E-Mail-Adressen enthalten.
Garantien für Übermittlungen in Drittländer: Standardvertragsklauseln und Transfer Risikoanalyse.